사장님이 놓치기 쉬운 인건비 신고 의무 ― 4대보험·원천세·명세서 제출 체크리스트

직원을 고용하는 순간부터 사업주는 급여 지급 외에도 여러 행정 절차를 함께 수행해야 합니다.
4대보험 자격취득 신고, 보험료 납부, 원천세 신고, 지급명세서 제출, 연말정산까지 모두 법적 의무입니다.

 

이번 글에서는 정규직·아르바이트 등 상시 근로자를 둔 사업자가 매월·반기·연간 단위로 반드시 처리해야 하는 세무 절차를 실제 현장에서 사용하는 순서대로 정리했습니다.

---

1️⃣ 직원을 채용하면 가장 먼저 해야 하는 절차

① 근로계약서 작성

직원을 채용하면 가장 먼저 근로계약서를 서면으로 작성해야 합니다.
「근로기준법」 제17조는 임금, 근로시간, 휴게시간 등을 포함해 서면 교부를 의무화하고 있으며, 위반 시 최대 500만 원의 과태료가 부과됩니다.

 

필수 기재 항목은 다음과 같습니다.

• 근로 장소 및 업무 내용
• 임금 구성(기본급·수당·공제 항목)
• 임금 지급일과 지급 방법
• 근로시간·휴게시간·주휴일
• 연장·야간·휴일근로에 관한 기준

계약서를 명확히 작성하면 임금·퇴직금 관련 분쟁을 예방할 수 있습니다.

 

② 4대보험 자격취득 신고

근로계약서를 작성한 뒤에는 직원별 4대보험 가입입니다.

• 국민연금
• 건강보험(장기요양 포함)
• 고용보험
• 산재보험

모두 직원 채용일로부터 일정 기간 내에 피보험자 자격 취득신고를 해야 합니다.
4대보험 정보연계센터(4insure.or.kr)에서 통합 신고가 가능하며, 각 기관 사이트에서도 개별 신고할 수 있습니다.

---

2️⃣ 직원을 고용하면 매달 반복하는 세무 절차

직원을 채용한 이후부터는 매달 일정한 신고·납부 사이클이 발생합니다.

 

① 급여 지급 및 급여명세서 교부

2021년부터 전 사업장은 급여명세서 교부가 의무입니다.
급여 지급 시 다음 항목이 포함된 명세서를 교부해야 합니다.

• 총지급액
• 소득세·지방소득세·4대보험 공제액
• 실지급액(실수령액)
• 임금 구성 항목

전자파일(PDF 등)로 교부해도 무방하며, 교부 의무를 위반하면 과태료가 부과될 수 있습니다.

 

② 4대보험 보험료 납부

전월 급여를 기준으로 산정된 보험료를 매월 10일 전후에 납부합니다.

• 국민연금
• 건강보험·장기요양
• 고용보험

산재보험은 연 1회 확정보험료 신고 후 분할 납부하는 방식으로 관리됩니다.
사회보험 통합징수포털에서 고지서를 확인할 수 있고, 자동이체 등록도 가능합니다.

 

③ 원천세 신고 및 납부 (근로소득·퇴직소득 원천징수)

근로자 급여에서 공제한 소득세·지방소득세는 다음 달 10일까지 신고·납부해야 합니다.

• 홈택스 → [원천세] → [근로소득 월별 신고]
• 지방소득세는 자동 연동되지만 위택스에서 최종 확인 필요

원천세를 제때 신고하지 않으면 신고불성실가산세(3%),납부지연가산세 등이 부과될 수 있습니다.

 

④ 지급명세서 제출(근로·퇴직·사업소득 포함)

지급명세서는 국세청이 근로자의 소득을 파악하는 중요한 자료이므로 제출 의무가 매우 엄격합니다.

 

구분	제출 시기	대상
근로·사업·기타소득 간이지급명세서	월별제출(사업,인적용역기타소득) 반기별 제출(근로) 1~6월: 7월 말까지 7~12월: 다음 해 1월 말까지	근로소득자·프리랜서 등
근로·사업·기타소득   지급명세서	연 1회 (다음해 3월 10일까지)	연말정산 결과

실무에서 가장 자주 누락되는 부분이 바로 반기 제출 의무입니다.
이 신고를 제출하지 않으면 최대 1인당 수십만 원 단위의 가산세가 부과될 수 있습니다.

---

3️⃣ 연간 단위로 처리해야 하는 의무

① 연말정산

매년 1~2월은 근로자의 연말정산 기간입니다.
홈택스 간소화 자료를 바탕으로 공제 항목을 확인하고 정산을 진행하며, 정산 결과에 따라 추가 납부세액 또는 환급액이 발생합니다.

연말정산 후에는 근로소득 지급명세서를 3월 10일까지 제출해야 합니다.

 

② 직원 퇴사 시 처리

퇴사자에 대해 다음 사항을 함께 처리해야 합니다.

• 퇴직일로부터 14일 이내 퇴직금 지급
• 퇴직소득세 원천징수 및 신고
• 퇴직소득 지급명세서 제출
• 4대보험 자격상실 신고

퇴사 절차를 늦게 진행하면 체납·가산세·자격표시 위반이 발생할 수 있으므로 주의가 필요합니다.

---

4️⃣ 사장님이 실제로 부담하는 인건비 구조

급여 외에 사업주는 4대보험 사업주 부담금을 추가로 부담합니다.

 

2025년 기준 부담률은 다음과 같습니다.

• 국민연금: 사업주 4.5%
• 건강보험: 사업주 3.545%
• 장기요양보험: 사업주 0.455%
• 고용보험: 사업주 1.05~1.65%
• 산재보험: 업종별 0.7% 내외(근로자 부담 없음)

예를 들어 직원 급여가 105만 원이라면 사장님은 약 10~11%의 보험료를 추가로 부담하게 됩니다.
해당 금액은 모두 법인세·종합소득세 계산 시 비용으로 처리할 수 있습니다.

---

5️⃣ 실무에서 반드시 체크해야 할 포인트

• 모든 신고는 기한 내 수행해야 가산세를 피할 수 있습니다.
• 4대보험 고지서는 매달 금액 변동 여부를 확인해야 합니다.
• 급여명세서·지급명세서 제출은 의무이며, 누락 시 가산세가 큽니다.
• 세무대리인이 있다고 해도 사장님이 전체 흐름을 이해해야 문제 대응이 가능합니다.
• 소규모 사업장은 급여대장·원천세·4대보험 신고를 한 번 직접 경험해두는 것이 향후 리스크 방지에 도움이 됩니다.

---

6️⃣ 마무리 ― “직원 고용은 세무관리의 시작입니다”

직원을 고용하면 급여 지급 외에도 세무·노무 절차가 함께 따라오며, 이 구조는 한 번 체계화해두면 이후 자동화도 가능합니다.

 

근로계약서 → 4대보험 가입 → 급여지급·원천세 신고 → 지급명세서 제출 → 연말정산·퇴사 처리

이 흐름이 사장님의 월간·연간 세무 사이클입니다.

초기에 시스템을 정비해두면 사업 운영은 훨씬 안정적으로 유지됩니다.

 

📘 직원 1명 썼을 뿐인데, 왜 이렇게 복잡할까요?
💡 세금, 4대보험, 급여 신고까지 한눈에 정리한 실무형 인건비 가이드북입니다.
👉 https://buly.kr/ChpISok